Conditions générales de vente et règlement intérieur

La délibération N°63 du 2 juin 2010, relative à la régulation des relations commerciales entre acteurs économiques, a modifié et complété la délibération N°14 du 6 octobre 2004 portant réglementation économique. Cette délibération porte l’obligation pour tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur, de disposer de conditions générales de ventes.

Nos activités / séjours sont conçus pour des jeunes âgés de 4 à 17 ans, elles sont déclarées auprès des services provinciaux et territoriaux de la Jeunesse et des Sports, ce qui implique le respect des normes en vigueur tant au plan pédagogique, sanitaire, que de la sécurité. Ces conditions s’appliquent également dans le cadre des autres événements que nous organisons pour d’autres public (adultes, adolescents, bébés, familles etc…). Nous pourrons accueillir les enfants à partir de 3 ans s’ils sont scolarisés, propres et disposant d’une autonomie suffisante pour assurer leur confort tout au long de la journée.

L’inscription à l’une de nos activités / séjour implique l’acceptation pleine et entière des présentes conditions générales d’inscription et de vente.

COMMENT S’INSCRIRE ?

C’est très simple ! Réservez toutes vos activités en 3 étapes

1- ETAPE 1 : Remplissez votre dossier d’inscription en ligne

2- ETAPE 2 : Récupérez le CODE IDENTIFIANT PERSONNEL de votre enfant, utile pour la réservation de vos activités dans notre boutique en ligne

3- ETAPE 3 : Choisissez vos activités dans notre boutique

4- Dès réception de votre paiement et dossier d’inscription complété, vous recevrez un email de confirmation de réservation. 

5- Quelques jours avant l’activité réservée, un mémo vous sera envoyé par email précisant :

Le lieu de RDV de dépose et de récupération de votre enfant,

Le programme détaillé des activités et des lieux de sorties,

Toutes les affaires à prévoir pour le confort de votre enfant.

ATTENTION – Victimes de leurs succès, certains créneaux sont très demandés et souvent complets (mercredis, week-ends, vacances scolaires…). 

Si le créneau souhaité est COMPLET, vous avez la possibilité de vous inscrire en liste d’attente, directement sur le site de réservation ou en nous envoyant un email à lescocosvkp@gmail.com.

LES COCOS S’ENGAGENT ! Afin de préserver notre planète à notre échelle, nous avons opté pour la réservation en ligne afin de limiter les impressions. 

L’inscription à nos activités ne sera prise en compte qu’à partir du moment où l’association dispose du règlement et du dossier complet de l’enfant, à savoir :

• La fiche sanitaire accompagnée du certificat médical de non-contre-indication à la pratique d’activités sportives (ou informations vaccinales complètes), à la vie en collectivité et portant la mention «vaccins à jour»
• Le formulaire en ligne dument rempli (incluant l’acceptation des présentes conditions générales de ventes)
• Toutes les pièces justificatives demandées
• Le règlement complet des activités, déduction faite des aides éventuelles ou RIB + autorisation de prélèvement pour les règlements par prélèvement

Le paiement des activités devra être effectué en ligne. Aucune inscription n’est enregistrée tant que nous ne disposons pas du règlement.

LA PRÉ-NSCRIPTION :

Votre dossier d’inscription et CODE IDENTIFIANT PERSONNEL de votre enfant est valable toute l’année civile (Du 01.01 au 31.12 de l’année en cours). Si vous souhaitez inscrire vos enfants à de nouvelles activités en cours d’année, il suffit de les réserver en ligne à l’aide de votre CODE IDENTIFIANT PERSONNEL. 

NOS PRIX COMPRENNENT :

• Les activités de loisirs (sportives, ludiques et artistiques) et intervenants qualifiés
• Les transports et hébergements cités au programme
• Les lieux d’accueils
• L’encadrement pédagogique qualifié
• La mise à disposition de matériel éducatif, sportif et pédagogique
• Les frais de nettoyage professionnel et matériel de protection de nos équipes (dans le cadre des protocoles sanitaires COVID-19)
• Les frais de fonctionnement

ANNULATION TOTALE :

1/ Du fait de l’Association « LES COCOS » :

L’Association LES COCOS peut être contrainte d’annuler une ou plusieurs activité(s) ou séjour :

• si le nombre minimum de participants n’est pas atteint et dans ce cas, l’Association LES COCOS vous en informera au plus tard 2 jours avant le début des activités,
• si le taux d’encadrement légal exigé n’est pas conforme (en cas d’épidémie au sein de notre personnel d’encadrement par ex.) et dans ce cas, l’Association LES COCOS vous en informera immédiatement,
• en cas d’évènements imprévisibles et/ou qualifiés de force majeure (tempête, dépression, cyclone, inondations, feu, troubles sociaux etc…)
• si des conditions de sécurité ou des restrictions sanitaires l’exigent (COVID-19 ou autres pandémies et contagions, arrêtés gouvernementaux, provinciaux, communaux etc…)

L’annulation d’une ou plusieurs activité(s) ou séjour du fait de l’association entraînera le remboursement immédiat des sommes versées pour la participation aux activités concernées (avoir ou remboursement par virement ou cheque, au choix des familles),

Sauf dans les cas ci-dessous, pour lesquels l’Association ne prévoit aucun remboursement :

• en cas d’évènements imprévisibles et/ou qualifiés de force majeure (tempête, dépression, cyclone, inondations, feu, troubles sociaux etc…)
• si des conditions de sécurité ou des restrictions sanitaires l’exigent (COVID-19 ou autres épidémies, arrêtés gouvernementaux, provinciaux, communaux etc…)

et ce afin d’assurer la sécurité physique, morale ou sanitaire des enfants.

2/ Du fait de l’inscrivant :

Tout désistement ou annulation quel qu’en soit le motif, doit être notifié par écrit (Email ou lettre recommandée avec accusé de réception), adressé à l’Association :

• Email : lesscocosvkp@gmail.com
• Voie postale : ASSOCIATION LES COCOS – Résidence OLEA 1 – 98 825 POUEMBOUT

La date d’affranchissement postal ou la date d’envoi de l’email sert de référence pour le calcul des frais d’annulation.

Dans tous les cas, l’Association LES COCOS retiendra une partie des sommes déjà versées calculée en fonction de la date d’annulation et selon les conditions ci-après :

FRAIS ANNULATION – CENTRES DE VACANCES ET DE LOISIRS

Pack Vacances

Les tarifs préférentiels Pack Vacances (Code promo : PACK4+) sont non remboursables et non modifiables en cas d’annulation ou d’absence.

Réservation ponctuelle

FRAIS ANNULATION – MERCREDIS APRES MIDI, MERCREDIS PEDAGOGIQUES, WEEK ENDS, THEATRE, EVENEMENTS ET PERISCOLAIRE

Engagement annuel

Les tarifs préférentiels des activités avec engagement annuel (paiement en 3 ou 10 fois sans frais) sont non remboursables et non modifiables en cas d’annulation ou d’absence.

Réservation ponctuelle

CAS PARTICULIERS : une maladie grave, un accident corporel, une hospitalisation ou encore un décès familial survenant dans les 7 jours précédant le jour des activités et entrainant l’annulation, seront à justifier auprès de l’association. Dans ces cas les frais d’annulation s’élèvent à 50% du montant de l’activité.

ACTIVITE/SEJOUR ECOURTÉ OU ANNULATION PARTIELLE

1/ Du fait de l’Association « LES COCOS » :

En raison de circonstances exceptionnelles susceptibles de remettre en cause les impératifs de sécurité vis-à-vis du groupe (conditions climatiques défavorables voire dangereuses telles que cyclone, dépression tropicale, vents forts…), l’association pourra décider d’écourter une activité ou un séjour.

En pareil cas, seuls les responsables du séjour, et notamment le directeur de séjour, seront habilités à prendre la ou les décision(s) qui s’impose(nt).

Un séjour écourté par l’association ne pourra donner lieu à aucun remboursement. Cependant, un « avoir », d’une durée de validité de 6 mois, et calculé au prorata des dépenses déjà engagées pendant le dit séjour / ladite activité, pourra être accordé aux familles qui en auront fait la demande, et sur décision du Bureau de l’association.

2/ Du fait de l’inscrivant :

Aucun séjour ou activité volontairement écourté par un participant ou entraînant un retour / arrêt anticipé pour des raisons disciplinaires ne donnera lieu à remboursement. Par ailleurs, les éventuels frais occasionnés par un retour anticipé (transport vers le lieu de domicile et accompagnement) seront à la charge de la famille.

Tout séjour ou activité écourtés à la demande de la famille entraînera des frais d’annulation à hauteur de 100% du coût du séjour.

ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE

L’Association LES COCOS a souscrit un contrat MULTIRISQUES ASSOCIATION (sous la Police n° C1194215-C255546) auprès de GROUPAMA PACIFIQUE (Agence de Koné – 117 Rue Banemoin, Koné, Nouvelle-Calédonie – 98 860 KONE – Tel 25 55 37), comportant les garanties minimums suivantes :

• Dommages, accidents corporels et immatériels causés aux tiers
• Défense et Recours

Chaque enfant doit être couvert par sa propre assurance, les parents ont l’obligation de contracter (ou d’en être informés) une assurance complémentaire à leur assurance principale. Tout dégât ou accident provoqué par lui-même sera donc à déclarer auprès de sa propre assurance. L’Association LES COCOS vous invite vivement à examiner votre couverture personnelle, notamment en cas de décès ou d’invalidité, et à la compléter individuellement par la souscription d’un contrat complémentaire auprès de l’assureur de votre choix.

REGLEMENT INTERIEUR

PROGRAMMATION ET HORAIRES

Les activités et/ou séjours proposés par l’Association LES COCOS ont une durée entre 1/2 journée et 15 jours. Les horaires et lieux de RDV (dépose et reprise), le programme des activités ainsi que les affaires à prévoir vous seront envoyés quelques jours avant le début de chaque activité/séjour. Les horaires prévus en début de saison peuvent être modifiés. Les horaires doivent être respectés rigoureusement. L’association sera en droit d’appliquer des frais à hauteur de 500 CFP par tranche de 15 min de retard. 

IMPAYÉS

En cas de REJET de chèque ou de prélèvement, les frais bancaires seront facturés aux familles.

En cas de recours contentieux pour le recouvrement de factures impayées, il sera perçu des frais forfaitaires de dossier de 5 000F. 

TRANSPORT ROUTIER

En cas de déplacement en autocar, l’Association s’engage à utiliser les services d’un transporteur répondant aux exigences des normes en vigueur. Si besoin, il sera indiqué aux parents un lieu de départ précis et dans une fourchette horaire précise. Il en est de même pour le retour du séjour. Le conditionnement des effets personnels et/ou bagages est sous l’entière responsabilité des voyageurs. Ni l’Association LES COCOS, ni le transporteur privé ou encore les membres des équipes d’encadrement de l’association, ne pourront être tenus responsables d’éventuelles dégradations ou de casse des effets personnels des voyageurs.

Les membres dirigeants d’un séjour ou centre de Loisirs sont également habilités à transporter des jeunes dans leur véhicule personnel.

RESPECT D’AUTRUI ET DU MATERIEL

L’Association prône le respect de Tous. Les participants doivent avoir un comportement correct dans tous les lieux d’activités, à l’égard des équipes d’encadrement et des autres participants. Ils s’engagent à respecter l’autorité des animateurs et des responsables. Ils doivent se présenter avec une tenue adaptée aux différentes activités proposées.

Tout le matériel – éducatif, sportif ou pédagogique – ainsi que le matériel de camping nécessaire (en cas de séjour avec hébergement) fourni par l’association et/ou les prestataires de services et mis à disposition des participants devra être scrupuleusement respecté.

En cas de dommages ou de détérioration lourde et volontaire du matériel du fait d’un participant, celui-ci sera facturé directement à la famille pour être remplacé.

Les enfants doivent veiller à récupérer toutes leurs affaires à la fin de chaque activité. L’association ne pouvant être tenue pour responsable en cas de perte ou de vol d’effets personnels. L’association recommande de noter le nom de l’enfant sur tous les effets personnels et repas, afin de faciliter la récupération des effets.

Il est recommandé aux participants de ne pas susciter les tentations en laissant dans les lieux d’activités des objets de valeur, de l’argent, etc… L’association décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol avant, pendant et après les heures d’activités. Aucune police d’assurance ne couvre l’association et ses adhérents contre le vol. Dans le cadre de centres de vacances avec hébergement (CVHL), l’Association LES COCOS et ses équipes d’encadrement interdisent d’apporter sur les activités ou séjour de tout objet de valeur, appareils électroniques tel que téléphone portable, baladeur MP3, consoles… Tout enfant surpris avec l’un de ces objets se le verra confisqué jusqu’à la fin du séjour. Dans l’hypothèse du non-respect de cette interdiction, l’association ne sera aucunement tenue responsable de la casse, de la détérioration ou du vol de ces objets. En conséquence, sa responsabilité ne pourra être recherchée.

REGLES DE SECURITE

À l’intérieur des créneaux horaires, les accidents liés aux différentes activités sont couverts par l’assurance Responsabilité Civile GROUPAMA. En aucun cas, la responsabilité de l’association « LES COCOS », ne pourra être engagée en cas de non-respect des règles et consignes de sécurité établies par l’équipe d’encadrement.

APTITUDE AU SÉJOUR

Toute information pouvant nuire au bon déroulement de l’activité ou du séjour doit être signalée à l’inscription (problèmes de santé, familiaux, troubles du comportement, du sommeil, de l’alimentation, addictions, appareillages, allergies, contre-indications…). Dans tous les cas, l’association se réserve le droit de renvoyer le participant après en avoir informé la famille ou le tuteur. Dans ce cas, aucun remboursement ne sera consenti et les frais de rapatriement occasionnés par ce retour seront à la charge de la famille ou du tuteur. 

SANCTIONS DISCIPLINAIRES

La décision de renvoi d’un participant appartient à l’équipe d’encadrement et d’animation, ainsi qu’au bureau de l’association. Le cas échéant, celle-ci sera motivée et expliquée au participant et à sa famille. En pareille circonstance, aucune somme ne sera remboursée et les éventuels frais occasionnés par un retour seront à la charge de la famille, y compris, le cas échéant, les frais de transport d’un accompagnateur.

CONDUITE A TENIR EN CAS D’ACCIDENT

L’équipe encadrante et Direction est tenue de prévenir les personnes concernées dans l’ordre suivant :

• Pompiers/SAMU
• Parents/tuteurs légaux ou personnes indiquées à prévenir en cas d’urgence
• Président ou membre du bureau / DJS / Assurances

Seuls les soins de premiers secours sont dispensés par le personnel encadrant. Dans le cas d’un accident, les parents sont tenus de remplir l’imprimé de déclaration et de le renvoyer dans les trois jours à l’adresse indiquée sur le formulaire.

AVANCE DE FRAIS MEDICAUX

Les frais médicaux engagés en cas de maladie ou d’accident, de même que les frais d’ambulance sont généralement avancés par l’Association LES COCOS. En inscrivant votre enfant sur l’un de nos séjours ou activités, les parents ou tuteurs légaux s’engagent à rembourser l’intégralité de ces sommes avancées.

PHOTOS / VIDEOS

L’Association LES COCOS utilise les photos et vidéos des enfants prises lors des activités ou séjour pour la réalisation de supports de communication (journaux, plaquettes d’informations, site Internet, page Facebook LES COCOS VKP, reportages TV…). Si vous ne souhaitez pas que l’association utilise les photos de votre enfant, vous devez le faire savoir sur la fiche d’inscription à l’endroit prévu à cet effet. L’association s’engage par ailleurs à une diffusion limitée dans le respect des règles de moralité qui s’imposent, et de ne pas en faire une exploitation lucrative.